Виртуальный офис: С чем его едят?

Вы наверняка много раз слышали о таком набирающем популярность способе организации офисного пространства, как услуга виртуальный офис, возможно, даже запланировали более детальное изучение этого понятия. Мы бы хотели, не прибегая к строгим определениям, рассказать Вам об этом сервисе в части коммуникаций.
Цель услуги– создать у клиента или партнера впечатление реального офиса.

Виртуальный – это существующий офис, но его нельзя «пощупать». Частным примером виртуального офиса, представительства, является сайт компании. Например, Вы зашли в Интернет магазин, ходите по отделам, что-то добавляете в корзину, оформляете заказ. Все это виртуально, происходит не в реальном магазине, а на каком-то сервере на площадке хостинг - провайдера. Однако курьер с покупками к вам приезжает вполне реальный.
Услуга виртуальный офис обеспечивает единую точку входа для клиентов и партнеров, и связь с реальностью для Вас.

Рассмотрим еще один пример: виртуальный телефонный номер. Он, скорее всего, достаточно красивый, запоминающийся, многоканальный. При этом реальностью могут оказаться несколько телефонных одноканальных линий от местного телефонного провайдера, пара мобильных номеров, и номера, скажем, партнеров из Англии, в разнесенных территориально офисах. При звонке на Виртуальный номер происходит переадресация вызова на «реальные» номера в любом количестве.

Чтобы прелести виртуального номера не потерялись при попытках клиента дозвониться до Вас, между виртуальным и реальными номерами должен находиться интеллектуальный посредник, который выберет из всех имеющихся «реальных» номеров свободный, и переадресует на него клиента. Если все «реальные» номера заняты, он переведет входящий вызов на удержание, и пока клиент слушает музыку, будет пытаться дозвониться до «реальных номеров».

Этого посредника принято называть Виртуальной АТС. Хорошая виртуальная АТС должна обеспечивать некоторые привычные функции обычной офисной АТС: голосовое приветствие, удержание вызова, голосовую и факсимильную почту, группировки, донабор номера сотрудника в тональном режиме.

И все же у такой схемы есть ряд неприятных моментов:

любой исходящий вызов занимает входящую линию
число «физических» линий ограничено, и не всегда возможно увеличить их количество
перебор в поисках свободной линии занимает время, а клиенты не любят долго ждать
переадресация на мобильные номера и, тем более, на международные, дорого обходится

Что же делать?

Улучшать реальность. Это можно сделать с помощью виртуальной IP АТС. Добавленное «IP» означает, что такая АТС способна переадресовывать вызовы с телефонной сети на устройства, работающие в сети Интернет:

софтфон (softphone), он же программный телефон или коммуникатор. Это программа, запускаемая на компьютере или ноутбуке, которая способна принимать и совершать голосовые вызовы. Вам также понадобятся микрофон и наушники, или гарнитура (микрофон и наушники в одном)
IP-телефон, SIP-телефон. С виду он похож на обычный телефонный аппарат, те же кнопки и трубка. Это может быть и DECT телефон. Единственное отличие – этот аппарат подключается не к телефонной линии, а к сети Интернет
USB-телефон. Он представляет собой смесь софтфона и IP-телефона. В отличие от IP-телефона, работающего автономно, для работы USB-телефона требуется включенный компьютер или ноутбук с установленным и запущенным на нем софтфоном

Существуют и другие возможности для совершения и приема звонков через Интернет, но в случае использования виртуальной IP АТС будет достаточно вышеописанных устройств.

Какие у IP АТС минусы?

для её работы требуется наличие широкополосного подключения в сеть Интернет. Лучше требуемую полосу пропускания определять с небольшим запасом, порядка 80кбит/с на каждую голосовую линию
если Вы переходите с обычной на IP-телефонию, Вам придется отказаться от старых телефонных аппаратов

А плюсы?

основной минус при ближайшем рассмотрении превращается в достоинство: обеспечить резервирование сети Интернет в офисе существенно легче, чем протянуть дополнительные телефонные линии. Если все же Интернет у Вас не работает (отключили электричество), то Виртуальная IP АТС превращается в Виртуальную АТС и переадресовывает все входящие вызовы, например, на мобильные телефоны
на рабочем месте будет больше пространства, если телефонный аппарат заменить гарнитурой
исходящие вызовы в виртуальном офисе не занимают входящих линий
увеличение числа линий не требует прокладки дополнительных проводов и производится в считанные минуты
существенная экономия:
- стоимость расширения ниже, ввиду отсутствия необходимости протягивания физических телефонных линий
- переадресация на софтфон бесплатна, где бы он ни был запущен
- внутренние вызовы между Вашими сотрудниками, даже в разных офисах, бесплатны
- Виртуальный офис – это низкие тарифы на междугороднюю и международную связь. При этом не имеет значение, где Вы будете пользоваться услугой – в Москве, любом регионе РФ или с обратной стороны земного шара.

Услуга виртуальный офис (или IP АТС) может предоставить Вам возможности, недоступные при использовании обычной мини АТС:

удобная конференцсвязь
чаты, групповые чаты
факсимильная почта
голосовая почта
запись разговоров, в том числе персональная, включаемая во время разговора
многие другие… проще самим попробовать.

Мы предоставим Вам возможность подключиться к Виртуальной IP АТС для тестирования всех сервисов. Позвоните нам по номеру + 7 (495) 646-70-00 или отправьте заявку на e-mail: sales@office.gravitel.ru с пометкой «Виртуальный офис Москва».