Виртуальная АТС — это телефонная система для бизнеса, которая помогает сотрудникам управлять всеми входящими телефонными звонками, используя подключение к интернету. В этой статье рассказываем, в чем преимущества такого решения и как ВАТС помогает экономить на связи.
Какие задачи решает виртуальная АТС
Облачная телефония позволяет бизнесу работать эффективно и обеспечивать клиентам высокий уровень обслуживания. И вот за счет чего:
Минимальное оборудование и более низкая стоимость
Виртуальная АТС для бизнеса — облачное решение. Провайдер предоставляет пользователям доступ в личный кабинет, где и выполняется вся настройка телефонии. Все серверное оборудование находится на стороне поставщика услуг. Традиционные системы АТС требуют почти постоянных обновлений, покупки и установки нового оборудования и лицензий, а также часто имеют проблемы с подключением, для устранения которых требуются штатные специалисты. Кроме того, компаниям необходимо резервировать как оборудование, так и линии связи, что вызывает дополнительные затраты. И эти затраты в пересчете на пользователя для небольшой компании несоизмеримо выше, чем затраты на оператора связи.
Поставщики виртуальных АТС VoIP берут на себя все заботы, связанные с обновлением программного и аппаратного обеспечения, решая любые возникающие проблемы.
От компании-арендатора ВАТС требуется лишь внести фиксированную абонентскую плату и приобрести для сотрудников SIP-телефоны или гарнитуры. Такие расходы вполне по силам даже небольшим организациям. Более того, к ВАТС можно подключить даже обычные аналоговые телефоны с помощью VoIP-адаптеров.
ВАТС позволяет экономить не только на эксплуатационных расходах, но и на связи. В среднем, звонки через «облако» — в 3-5 раз дешевле обычных. При этом все разговоры внутри сети вообще бесплатные.
Инфраструктура для удаленных сотрудников
ВАТС не привязана к какому-то конкретному офису, в отличие от традиционной телефонии. Облачная технология позволяет масштабировать единую корпоративную сеть на филиалы компании и удаленных сотрудников — даже на тех, кто работает за границей. ВАТС позволяет персоналу компании звонить с любого подключенного к интернету устройства, поддерживающего вызовы: настольного компьютера, ноутбука или мобильного телефона.
Организовать и оптимизировать работу call-центра
Если компании требуется создать эффективный call-центр для работы с клиентами, который не пропустит ни одного звонка, ВАТС предлагает для этого оптимальное решение. Система фиксирует все входящие вызовы на многоканальный номер и распределяет их между свободными операторами по заданным сценариям.
В ситуации, когда менеджеры заняты, звонок примет голосовой ассистент — он может записать обращение клиента и уведомить о звонке операторов, предоставить клиенту информацию о продукте, уточнить детали заказа. Кроме того, голосовой робот берет на себя работу со звонками в нерабочее время. Это опять же экономит бюджет — компании не нужно нанимать дополнительных сотрудников для обработки обращений по выходным и праздникам.
Местное присутствие компании
ВАТС упрощает выход бизнеса на новые региональные рынки. При расширении компании можно подключить виртуальные телефонные номера с местными кодами, например, 812 для Санкт-Петербурга, 813 для Нижнего Новгорода и так далее. Местные номера — более привычные для целевой аудитории, что позволит повысить узнаваемость бренда.
Расширенный набор функций
С традиционной системой фиксированной телефонной связи пользователи получают лишь базовый набор опций: голосовые вызовы, голосовую почту и добавочные номера. Виртуальная телефония предлагает расширенные наборы функций VoIP в рамках тарифных планов провайдеров:
- Мобильные и настольные приложения.
- Автосекретари (IVR).
- Мониторинг звонков.
- Журналы вызовов и отчеты.
- Аналитика звонков.
- Интеграция с голосовыми роботами.
При этом компания может легко настроить нужные опции, добавлять их или отключать по мере необходимости.
Интеграции
Решения IP-телефонии поддерживают ряд интеграций с популярными сторонними приложениями. К ВАТС можно подключить популярные CRM, программы аналитики и helpdesk-системы. Это позволяет работать с несколькими инструментами в режиме одного окна, например, звонить клиенту напрямую из карточки в базе данных, автоматически создавать тикет заявки во время звонка и передавать его техническим и сервисным командам.
Как прокачать ВАТС для улучшения работы бизнеса
Помимо перечисленных выше функций, виртуальная АТС предлагает еще несколько опций, который позволят выжать максимум из решения по интернет-телефонии:
- Прием SMS на виртуальные мобильные номера
Компания может подключить виртуальный мобильный номер (в коде +79..), на который будут приходить не только звонки, но также текстовые сообщения. В таком случае текст SMS-сообщения придет вам на email либо в Telegram.
- Еще более гибкое использование распределения звонка
Часто у клиентов простая схема распределения, где вызовы попадают на какой-то определенный отдел. А оттуда их переводят на нужного сотрудника. В ВАТС можно настроить IVR так, чтобы звонок сразу приходил нужному специалисту.
- FMC (корпоративные SIM-карты)
Это решение позволяет настроить переадресацию звонков на мобильный номер телефона, например, на личный. Использование FMC означает, что все звонки пройдут через корпоративную АТС, будут записаны, отражены в CRM и т.д. Кроме того, корпоративная SIM-карта повышает мобильность сотрудника.
- Уведомления о пропущенных вызовах
За счет этого решения команды по работе с клиентами не упустят из внимания ни один звонок, в какое бы время он не поступил.
- История звонков
Этот раздел личного кабинета ВАТС позволяет изучать обращения клиентов, выявлять наиболее распространенные проблемы и оптимизировать под них сервис. Кроме того, история звонков помогает следить за эффективностью работы сотрудников. Например, здесь можно поднять данные, сколько времени уходит у каждого менеджера на разговор с клиентом.
- Снижение затрат на междугородние и международные разговоры
С подключенной ВАТС два филиала компании в разных городах могут связываться между собой по телефону бесплатно, а звонки клиентам по межгороду будут по минимальным ценам.
Если ваш сотрудник в отпуске, командировке, либо просто работает из другой страны, а FMC не настроен, вы можете настроить временную переадресацию на личный мобильный телефон сотрудника. При этом звонок придет на софтфон (программный телефон), либо в Telegram совершенно бесплатно для сотрудника. Компания также будет использовать только стандартный функционал АТС без дополнительных затрат.
Более того, вы можете разрешить вашему сотруднику поставить переадресацию на свой рабочий номер — все обычные входящие звонки на его мобильный вернутся к нему же, но уже по IP. Компания не понесет каких-либо дополнительных затрат, а сотрудник дополнительно заплатит только за исходящие на номер компании, что в разы меньше возможных трат на международный роуминг.
- Интеграция с Telegram
В ВАТС можно принимать звонки из одного из самых популярных мессенджеров, а также звонить клиентам напрямую в Telegram. Как работает это решение, мы рассказали здесь (Ссылка на статью Взаимодействие виртуальной ATC и мессенджеров на примере «Телеграм»).
- Расшифровка звонков
Расшифровка вызовов используют технологию естественного языка (NLT) на базе ИИ для представления содержания звонков в текстовом формате. Расшифровка особенно полезна для команд с большим объемом входящих вызовов, из-за чего прослушивание каждого разговора и определение приоритетов обратных вызовов затруднены.
С помощью решений речевой аналитики менеджеры и владельцы бизнеса могут улучшать коучинговые и обучающие материалы, а супервайзеры могут предоставлять персонализированную обратную связь командам.
Может ли ВАТС автоматизировать голосовые коммуникации
Да — это одна из ключевых особенностей облачной телефонии. При подключении к ВАТС компания может получить доступ к голосовому роботу. По сути, он станет виртуальным сотрудником организации.
Голосовой робот берет на себе рутинные задачи по работе с входящими и исходящими звонками. Такой виртуальный ассистент может взять на себя большой поток звонков во время рекламных кампаний, либо обрабатывать типовые запросы клиентов — например, об адресе компании или ее продукте. Если запрос от клиента вне компетенции робота, он переводит звонок на специалиста.
При исходящих звонках робот можно использовать для уведомлений, напоминаний, подтверждений заказа или регистрации. Например, если у клиента через некоторое время заканчивается договор с организацией, робот позвонит ему и уточнит, требуется ли пролонгация.
Более подробно о возможностях голосовых роботов мы рассказали в этой статье.
Заключение
Расходы на работу с ВАТС — значительно ниже, чем в случае с традиционной телефонией. Так, виртуальное решение от Гравител позволяет экономить на связи почти полмиллиона рублей в год. Как именно это происходит, мы подробно описали в этой статье.
Если вас заинтересовала возможность подключить облачную телефонию, Вы можете получить бесплатный тест Виртуальной АТС с полным функционалом за 30 секунд.
