Мини АТС
Современный бизнес не может работать без связи. Однако быстро классического мобильного номера становится недостаточно, а разбирать большой поток сообщений и своевременно отвечать на них – сложно. Решить проблему помогает установка мини АТС. В результате удается принимать большое количество звонков, организовать грамотную связь внутри компании. Однако не все понимают, что такое мини АТС для офиса, и стоит ли покупать телефонную станцию.
Что такое мини-атс?
Мини АТС – это устройство, обеспечивающее внутреннюю и внешнюю связь в компании. Оборудование позволяет принимать внешние звонки с нескольких номеров одновременно, дает возможность абонентам внутри организации общаться между собой. Телефонная станция – это коммутационное оборудование. Оно позволяет устанавливать временное соединение между линиями связи после набора номера. Традиционное для установки АТС используются:
- сама станция, выполняющая коммутационные функции;
- физические кабели, необходимые для обеспечения соединения;
- телефонные аппараты, размещаемые на столах сотрудников.
Однако сейчас руководство компаний все чаще отказывается от традиционных станций проводного типа. Предпочтение отдают виртуальным АТС. С их помощью удается организовать в офисе IP-телефонию.
Как работает мини-АТС
Традиционно АТС представляет собой большое количество устройств, соединенных между собой. Оборудование занимает много времени, что крайне неудобно для небольшого офиса. Использование мини-версии решает проблему. Такое устройство легко разместить на столе, что упрощает работу с оборудованием. Если используется виртуальная станция, дорогостоящая техника не нужна вовсе. Сервисы, с помощью которых проводится работа с данными, размещаются на стороне провайдера.
Принцип работы мини телефонной АТС базируется на создании отдельной линии внутри предприятия. Она полностью автономна. Для этого в офисе размещают коммутационный центр. К нему подключают все телефоны. Устройствам присваивают уникальный номер, используемый для быстрой связи. В результате процесс коммуникации упрощается. Дополнительно мини АТС связывает внутреннюю линию компании с мобильной и городской связью. Когда клиент звонит в компанию, он попадает на коммутатор. Тот обрабатывает звонок, а затем перенаправляет его на свободного сотрудника.
Возможность мини-атс
Установка и настройка мини АТС значительно упрощают работу офиса. Устройство способно:
- Соединять сотрудников компании. Для связи используется короткий номер. Его просто запомнить и быстро набирать. В результате процесс коммуникации ускоряется.
- Подключить автосекретаря. Его использование снижает нагрузку на офисных сотрудников, позволяет сообщить информацию клиентам, дает возможность решить их проблемы без связи с оператором. Текст, произносимый автосекретарем, легко настроить.
- Снизить риск потери клиентов. Система предпримет меры, чтобы удержать их, пока все линии заняты.
- Организовать конференцсвязь. Это удобно, когда лица, отвечающие за принятие решений в компании, не могут лично встретиться для их обсуждения. В результате удается провести комплексное обсуждение проблемы и принять меры по поиску решения.
- Регулировать звонки с учетом времени суток. Так, в период, когда компания не работает, вызов может быть перенаправлен на пост охраны, представители которой помогут решить срочные проблемы, если они возникли.
- Записать информацию о звонке. Система способна сохранять сведения о времени вызова, его статусе, продолжительности, фиксировать ряд иных данных, позволяющих оценить качество работы оператора, составить статистику.
- Перехватить вызов с занятого номера. Если один из операторов не может дать ответ в связи с тем, что уже работает с клиентом, система перенаправит звонящего человека на свободного сотрудника.
- Грамотно распределять входящие звонки. В результате все операторы получают одинаковое количество обращений.
- Создать несколько многоканальных линий. Они работают параллельно.
Устройство решает целый комплекс бизнес-задач, упрощая процесс работы компании и снижая риск потери клиентов, что положительно сказывается на результате деятельности в целом.
Связь мини-атс и ip-телефонии
Сегодня активное распространение получили виртуальные мини-АТС. Они предназначены для совершения звонков через интернет. Начать использовать рассматриваемый способ подключения можно двумя способами – добавить специальное расширение в существующую станцию или интегрировать в мини-АТС VoIP-шлюз. Второй вариант предпочтительнее, поскольку он связан с меньшим количеством затрат.
Однако приобретать оборудование необязательно. Процедура перехода на виртуальную станцию отличается большей гибкостью. У решения есть целый комплекс преимуществ по сравнению с использованием классической мини-АТС.
|
Характеристика |
Классическая мини-станция |
Виртуальная АТС |
|
Подключение |
Самостоятельно настроить мини АТС по инструкции не получится. Нужно вызывать мастера |
Допустима самостоятельная настройка через личный кабинет пользователя |
|
Поступление звонков |
Только на телефоны |
На телефоны, планшеты, компьютеры |
|
Видеотрансляции и конференции |
Поддерживаются, но не всегда. Участие в них возможно только в офисе |
Поддерживаются. Участвовать можно в любом месте, где есть выход в интернет |
|
Анализ статистики |
Данные необходимо выгружать. Для этого придется приглашать специалистов |
Вся информация доступна в личном кабинете. Доступ к ней можно получить в любой момент. Достаточно авторизоваться в системе |
|
Гудки во время звонков |
Звонящий слышит их до того момента, пока звонок не примут |
Гудки не слышны. Клиента сразу переведут на свободного сотрудника |
|
Стоимость звонков для клиентов и партнеров |
Расчет проводится по ценам оператора связи |
Стоимость звонка ниже. Такая связь не будет считаться междугородней |
|
Подключение абонентов, находящихся в другом городе |
Возможно, но только через IP |
Допустимо подключение виртуального номера страны или города без открытия филиала |
|
Действия при переезде |
Станция нуждается в перепрограммировании |
Настройки сохраняются. Повторно выполнять процедуру не нужно |
Преимущества мини-атс
Решив купить мини-АТС, компания получает следующие преимущества:
- Снижение расходов. Установка станции позволяет не платить за звонки по внутренним линиям. Дополнительно сокращается стоимость связи с абонентами из других городов.
- Оптимизация управления. С помощью устройства удается систематизировать звонки, избавиться от хаотичности и грамотно распределить нагрузку на всех операторов, снизив риск потери клиентов.
- Дополнительные возможности. АТС – это не только телефонная связь. Устройства позволяют проводить видеотрансляции, собирать конференции и даже контролировать доступ в помещения.
- Сохранение номера на мини АТС даже при переезде. Это удобно, поскольку не придется оповещать всех клиентов и партнеров заново. В результате клиентская база будет сохранена.
- Быстрое создание call-центра. Его удастся организовать как в офисе, так и в любом другом месте, объединив в одну систему сотрудников, которые могут находиться не рядом.
- Простое подключение. Если выбор пал на виртуальную станцию, установить систему удастся за 10-15 минут без приглашения сторонних специалистов.
- Возможность быстрой настройки. Систему удастся адаптировать под себя, решить с ее помощью персональные бизнес-задачи.
Применение мини-атс в бизнесе
Большое распространение получили офисные телефонные станции. Для них установка устройства значительно упрощает работу с клиентами. Выполнив процедуру, компания получает возможность управлять звонками, выполнять их с учетом заранее составленного расписания. Дополнительно можно адаптировать систему, сделать ее более удобной.
Главный плюс АТС для офиса – возможность быстрой коммуникации. С помощью устройства удастся практически моментально переключаться между сотрудниками и отделами. Это значительно экономит время, снижает расходы и позволяет сохранять клиентов.
Можно заранее записать приветствие и обращение к потенциальным покупателям магазина или получателям услуг. Это настроит звонящего на диалог, подготовит его к предстоящему общению, сделает работу персонализированной.
Допустимо подключение сразу нескольких офисов к одной телефонной системе. Это позволит организовать бесплатное взаимодействие между ними. Процесс покупки и установки станции не повлечет за собой большие расходы. Цены на мини-АТС выгодные.
Вывод
Таким образом, мини-АТС – это устройство, которое значительно упрощает процесс коммуникации внутри компании и с клиентами. Оно дает возможность распределить звонки, снижает расходы, позволяет создавать call-центры без сложной подготовки. В результате компания экономит время сотрудников и сохраняет клиентов, которые могли бы отказаться от заказа в связи с загруженностью оператора. Приобретая устройство, вы повысите доходность бизнеса, сделаете процесс работы удобным, динамичным.
